執筆者：辻 光明
代表税理士
電子帳簿保存法と税務調査｜PDF・メール請求書の保存確認
税務調査の緊急相談
税務署からの連絡内容をもとに、初動と資料準備を整理する
調査日、対象税目、対象期間、不安な論点を確認し、当日までに説明方針を整えます。
電子取引は保存場所と検索方法を説明する
PDF請求書、メール添付、クラウド請求書、電子契約などの電子取引データは、税務調査で保存場所と確認方法を説明できる必要があります。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでも、電子取引データの保存義務や保存方法が案内されています。
この記事の結論
税務調査対応では、最初に「対象税目・対象期間・求められている資料・回答期限」を切り分けることが重要です。電子帳簿保存法と税務調査｜PDF・メール請求書の保存確認の場面でも、先に資料と事実関係を整理してから説明方針を決めると、不要な誤解や回答のブレを抑えられます。
初動で確認すること
電子取引データの保存場所、ファイル名ルール、検索方法、タイムスタンプや訂正削除防止措置、紙出力との関係、会計仕訳との紐づきを確認します。過年度データの移行漏れも見ます。
準備する資料
PDF請求書、メール、クラウド請求書、電子契約、保存システムの一覧、検索手順、会計仕訳リンク、社内規程、バックアップ方法を準備します。
やってはいけない対応
メールに残っているだけで整理していない、担当者個人のPCだけに保存している、検索できない、会計仕訳と証憑が紐づいていない、退職者アカウントに資料が残っていることは避けます。
7日以内に進める実務フロー
1日目は税務署から聞いた内容を記録し、社内の回答窓口を決めます。2日目から3日目は申告書、帳簿、証憑、契約書、通帳、会計データの所在を確認します。4日目から5日目は論点になりそうな取引を年度別・税目別に分け、説明できる資料と不足資料を一覧化します。6日目から7日目は税理士と当日の説明方針、資料提示の範囲、回答保留にする質問を確認します。
緊急相談が必要なサイン
税務署から調査日程を急がれている、無予告で来訪された、売上漏れ・架空経費・外注費・消費税還付・源泉所得税などの具体論点を示された、過去申告に大きな不安がある、納付資金が足りない可能性がある場合は、早めの相談が必要です。税務調査緊急対応の相談は、専用フォームから状況を共有できます。
税理士に共有すると早い情報
税理士には、利用システム、保存場所、管理者権限、電子取引の量、保存ルール、出力方法、過年度データの所在を共有します。
よくある質問
Q: PDF請求書を紙で印刷しておけば足りますか？
Q: どの段階で税理士に相談すべきですか？
まとめ
電子帳簿保存法対応では、PDFやメール請求書の保存場所、検索方法、権限管理を説明できることが重要です。調査前にデータ所在を棚卸ししましょう。
参考情報
この記事を書いた人
辻 光明
代表税理士
税理士 / 認定経営革新等支援機関
税理士法人 辻総合会計の代表。クリニック開業支援・医療法人設立・クラウド会計導入を得意とし、オンラインでの税務顧問サービスを推進。
ご注意事項
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