介護事業の月次決算で見るべきKPI

介護事業の月次決算では、売上や利益だけでなく、稼働率、人件費率、加算取得状況、返戻・未収金、資金繰りを同時に見ることが重要です。特に介護事業は、国保連からの入金に時間差があり、人件費の支払いが先行しやすいため、試算表だけでは経営の実態をつかみにくい場合があります。月次決算の目的は、過去の数字を確認することではなく、翌月以降に修正すべき経営課題を早く見つけることです。

月次決算で見るべき数字は利益だけではない

介護事業の月次決算で最初に確認すべきなのは、「今月は黒字か赤字か」だけではありません。売上が増えていても、職員配置、人件費、加算算定、返戻、未収金、送迎や移動時間の負担によって、実際の資金繰りが悪化していることがあります。

特に確認したいのは、次の4つです。

月次決算では、試算表の売上高と利益だけでなく、現場データと請求データを組み合わせて確認します。試算表だけを見ていると、稼働率低下や返戻増加の原因が見えにくいため、経理と現場の数字をつなげることが重要です。

稼働率は売上の前提として確認する

通所介護や施設系サービスでは、稼働率は月次決算の中心となるKPIです。稼働率が下がると、売上が減るだけでなく、人件費や家賃などの固定費負担が重くなります。訪問介護の場合も、利用件数、提供時間、キャンセル率、移動時間を合わせて見ることで、実質的な稼働状況が把握できます。

稼働率を見るときは、単に「何％か」だけで判断しないことが大切です。曜日別、時間帯別、利用者区分別、職員配置別に分けると、改善すべき場所が見えてきます。

稼働率は売上の結果ではなく、売上を作る前提条件です。月次決算で売上減少に気づいた時点では、すでに数週間から1か月程度の遅れが出ていることがあります。そのため、請求月の数字だけでなく、予約状況、キャンセル、退去予定、紹介件数も月次管理に含めると、早めに対策を打ちやすくなります。

人件費率は給与だけでなく配置と連動して見る

介護事業で利益を大きく左右するのが人件費率です。人件費率は、給与、賞与、法定福利費、派遣費、処遇改善関連の支給額などを売上と比較して確認します。ただし、人件費率が高いからといって、すぐに人員削減を考えるのは危険です。

介護事業では、人員配置基準、加算要件、サービス品質、採用難への対応があるため、必要な人員を確保しながら収支を管理する必要があります。見るべきポイントは、人件費が高いかどうかではなく、売上・稼働・加算に見合った配置になっているかです。

人件費率を見るときは、給与支給月と介護報酬の入金月のズレにも注意が必要です。賞与支給月や社会保険料の納付月には、利益よりも資金繰りが先に悪化することがあります。月次決算では、損益だけでなく、賞与資金、納税資金、社会保険料、借入返済を含めた資金繰り表も合わせて確認するのが実務的です。

加算は取れているかではなく継続できるかを見る

介護報酬の加算は、売上改善に直結する重要な項目です。ただし、月次決算で見るべきなのは「加算を算定しているか」だけではありません。体制届、職員配置、研修、記録、LIFE関連の提出、利用者説明、実績管理などが継続して整っているかを確認する必要があります。

加算収入が増えていても、要件管理が不十分だと、返戻、過誤調整、将来の指導リスクにつながる可能性があります。加算は売上項目であると同時に、管理項目でもあるという意識が必要です。

月次で確認したい加算管理の例は次のとおりです。

未収金と返戻は資金繰り悪化の早期サイン

介護事業の月次決算では、未収金と返戻の確認が非常に重要です。介護報酬は請求から入金までに時間差があるため、請求ミスや返戻が増えると、数か月後の資金繰りに影響します。利用者負担分の未収も、金額が小さいうちは見過ごされがちですが、積み上がると回収管理の負担が大きくなります。

未収金を見るときは、売掛金の総額だけでなく、発生月別に分けて確認します。1か月以内、2か月以内、3か月超のように年齢表を作ると、回収遅れの傾向が分かります。

返戻は発生した月ではなく、入金予定月に資金繰りへ影響します。そのため、月次決算では「今月の売上」だけでなく、「翌月・翌々月に実際に入る金額」を確認する必要があります。

月次会議ではKPIを行動に変える

月次決算を作っても、数字を確認するだけで終わると経営改善にはつながりません。重要なのは、KPIごとに原因、担当、期限、次月の確認方法を決めることです。たとえば、稼働率が下がっているなら紹介元への営業状況、曜日別の空き枠、キャンセル理由を確認します。人件費率が上がっているなら、残業、派遣費、シフト、加算収入とのバランスを確認します。

月次会議で使いやすい確認表は次のような形です。

月次決算は、数字を確定する作業ではなく、次の打ち手を決めるための資料です。毎月同じ形式で確認すると、経営者、管理者、経理担当、現場責任者が同じ数字を見ながら判断できるようになります。

専門家に相談する前に整理したい資料

介護事業の月次管理を専門家に相談する場合、試算表だけでは十分ではありません。経営課題を具体的に判断するには、請求データ、利用実績、給与データ、加算管理資料、資金繰り資料を合わせて確認する必要があります。

相談前に整理しておきたい資料は次のとおりです。

これらの資料が揃うと、単なる記帳や決算ではなく、どの数字を改善すれば資金繰りと利益が安定するかを検討しやすくなります。特に複数事業所を運営している場合は、事業所別・サービス別にKPIを分けて見ることで、黒字事業所と赤字事業所の原因を比較しやすくなります。

よくある質問

Q: 介護事業の月次決算は毎月どこまで細かく見るべきですか？ ▼

少なくとも売上、利益、人件費率、稼働率、未収金、返戻は毎月確認したい項目です。最初から細かく作り込みすぎると続かないため、まずは経営判断に直結するKPIを固定し、毎月同じ形式で比較することが大切です。

Q: 試算表では黒字なのに資金繰りが苦しいのはなぜですか？ ▼

介護報酬の入金タイミング、返戻、利用者負担分の未収、賞与や社会保険料の支払いが影響している可能性があります。損益計算書だけでなく、入金予定と支払予定を並べた資金繰り表で確認する必要があります。

Q: 稼働率が下がった場合、すぐに人件費を減らすべきですか？ ▼

すぐに人件費を削るのではなく、曜日別稼働率、キャンセル理由、紹介件数、職員配置、加算要件への影響を確認することが先です。人員配置を崩すと加算やサービス品質に影響する場合があるため、数字と現場状況を合わせて判断します。

Q: 加算の取り漏れは月次決算で見つけられますか？ ▼

請求明細、体制届、加算一覧、職員配置、記録状況を照合すれば、一定程度は発見できます。ただし、算定要件はサービス種別や加算ごとに異なるため、月次でチェック表を作り、変更があった月は特に慎重に確認することが重要です。

まとめ

• 介護事業の月次決算では、利益だけでなく稼働率、人件費率、加算、未収金、返戻をセットで見る
• 稼働率は売上の結果ではなく、売上と人員配置を判断する前提指標として確認する
• 人件費率は給与総額だけでなく、配置、残業、派遣費、処遇改善関連支給と合わせて判断する
• 加算は収入項目であると同時に、体制届、記録、実績管理が必要な管理項目でもある
• 未収金と返戻は資金繰り悪化の早期サインになるため、月次で発生月別に確認する

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参照ソース

• 厚生労働省 介護保険事業状況報告: https://www.mhlw.go.jp/topics/0103/tp0329-1.html
• 厚生労働省 介護事業経営実態調査: https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001165516.pdf
• WAM NET 介護保険事務処理システム変更に係る参考資料: https://www.wam.go.jp/gyoseiShiryou/detail?gno=21470
• 北海道国民健康保険団体連合会 返戻対応マニュアル: https://www.hokkaido-kokuhoren.or.jp/files/00002400/00002481/%E8%BF%94%E6%88%BB%E5%AF%BE%E5%BF%9C%E3%83%9E%E3%83%8B%E3%83%A5%E3%82%A2%E3%83%AB%EF%BC%88%E4%BB%8B%E8%AD%B7%E8%AB%8B%E6%B1%82%EF%BC%89R05.12.04.pdf
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