就業規則の作り方と見直し方｜クリニック経営者向け・専門家解説

クリニックの就業規則とは、院内の労働時間・休日・賃金・服務規律などを「見える化」し、スタッフとの認識差を減らすためのルールブックです。採用・退職が起きやすい医療現場では、運用ルールが口頭のままだと「言った・言わない」が発生し、現場の疲弊や労務トラブルにつながりやすくなります。実態に合わせて整備し、常時10人以上であれば労基署への届出まで含めて制度設計することが、経営の安定に直結します。

就業規則とは何か：クリニックで必要になる理由

就業規則は、労働条件と職場のルールを一定の形式でまとめ、スタッフに周知するための社内規程です。医療機関では次のような論点が頻出するため、就業規則が「経営の防波堤」になります。

• シフト変更や欠勤時の取り扱い（代替要員の手配、連絡期限、無断欠勤時の対応）
• 休憩の取り方（外来の混雑で休憩がずれる、分割休憩の可否）
• 時間外・休日労働（予約延長、急患対応、レセプト残業）
• ハラスメント・個人情報（患者情報の取り扱い、SNS投稿、院内での録音等）
• 兼業・副業、研修参加、学会対応（勤務扱いか、費用補助の条件）

就業規則は「厳しく縛るため」ではなく、院長・スタッフ双方にとっての公平性と再現性を確保するための仕組みです。とくに評価・懲戒・退職の場面ほど、ルールの有無が結果を分けます。

作成義務と届出の基本：常時10人以上、意見書、周知

就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成と届出が求められます（厚労省の解説・モデル就業規則で明記されています）。また、作成・変更のいずれも、意見聴取と周知が重要です。

「常時10人以上」の数え方で迷いやすい点

一般に、正社員だけでなくパート・アルバイト等も含めてカウントします。診療所の場合、受付・看護助手・クリーンスタッフ等が増えると、気づかぬうちに10人を超えるケースがあります。

届出に必要になりやすい書類

実務では、就業規則（本体）に加えて、労働者代表の意見書（意見聴取の結果）を添付して届出する運用が一般的です。様式は各労働局が参考書式を公開していることがあります。

周知は「置いた」だけでは不十分になりがち

周知とは、スタッフがいつでも確認できる状態にしておくことです。配布、院内掲示、備付け、電子データの常時閲覧など、クリニックの規模に合わせた方法を選びましょう。新入職時のオリエンテーションで「就業規則の確認・同意」をルーチン化すると、後々の認識齟齬を大幅に減らせます。

就業規則に何を書く：必須記載事項と、クリニック特有の論点

就業規則に記載する内容は、必ず書くべきものと、制度があるなら書くべきものに大別されます（厚労省FAQでも整理されています）。

絶対に書くべき事項（骨格）

一般に、次の領域が中核です。

• 始業・終業時刻、休憩、休日、休暇（シフト制の定義や変更手続も含める）
• 賃金（賃金体系、計算・支払方法、締日・支払日、控除）
• 退職（自己都合退職の申出期限、解雇事由、手続）

ここが曖昧だと、残業代や欠勤控除、退職時のトラブルに直結します。特にクリニックは「診療終了＝退勤」になりがちなので、時間外の定義を明確にしておきましょう。

制度があるなら書くべき事項（運用で揉めやすい）

例えば、退職金、賞与、表彰・制裁、服務規律、安全衛生、休職、育児介護対応などです。制度があるのに規程がないと、支給・不支給の判断根拠が弱くなります。

クリニック特有の追加検討ポイント

• シフトの確定期限と変更ルール（急な欠勤、代替の優先順位）
• 研修・勉強会の扱い（労働時間、参加の任意性、費用負担）
• 患者対応に関する服務規律（クレーム対応、録音・撮影、個人情報）
• 制服・器材の貸与と弁償の考え方（実費控除の可否を含め慎重に）
• 感染対策・安全衛生（体調不良時の出勤判断、ワクチン等）

就業規則の作り方：ひな形から自院仕様に落とす手順

就業規則は、ひな形をそのまま使うと運用に合わず、逆にリスクになることがあります。厚労省のモデル就業規則や作成支援ツールを土台にしつつ、必ず「自院の実態」を反映させましょう。

Step 1: 現状の棚卸し（勤務・賃金・休暇・ルール）

タイムカード/勤怠、給与明細、シフト表、雇用契約書、院内ルール（口頭含む）を集め、現場で何が起きているかを可視化します。

Step 2: 適用範囲と雇用区分を定義する

正社員、パート、短時間、試用期間、限定正社員など、誰にどのルールが適用されるかを決めます。曖昧だと、同一の取り扱いができず不公平感が生まれます。

Step 3: 必須領域（時間・休日休暇・賃金・退職）を先に固める

トラブルの大半はここに集中します。まず「骨格」を完成させ、例外運用（診療延長、急患、レセ残業）も織り込みます。

Step 4: クリニック特有の規律（個人情報・接遇・感染対策等）を追加する

患者情報の取り扱い、院内SNS、ハラスメント、物品管理など、医療機関ならではの項目を整備します。

Step 5: 労働者代表の意見聴取と書面化（意見書）

作成・変更時は意見聴取が必要です。手続きの透明性を確保するため、選出方法や議事メモも残すと監査対応が楽になります。

Step 6: 届出・周知・運用開始（入職時の説明までセット）

届出が必要な場合は、所轄の労基署へ提出します。その後、配布や備付けで周知し、入職時の説明資料（要点サマリー）も用意します。

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よくある質問

まとめ

• 就業規則は「院内ルールの見える化」で、採用・退職・残業・休暇の揉め事を減らす
• 常時10人以上の事業場では作成・届出が求められるため、早めに体制を整える
• 記載事項は必須項目があり、運用がある制度は条文に落とし込む必要がある
• ひな形は出発点に過ぎず、シフト・休憩・患者情報などクリニック特有の実態を反映させる
• 作成後は周知と運用ルーチン化（入職時説明、改定履歴管理）が成果を左右する

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参照ソース

• 厚生労働省「モデル就業規則について」: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html
• 厚生労働省「就業規則にはどのようなことを書けばいいのですか。」: https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/faq_kijyunhou_31.html
• 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudoukijunkankei.html
• 厚生労働省「就業規則作成支援ツールについて（スタートアップ労働条件）」: https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/support_regulation.html