福祉事業所の電子帳簿保存法対応マニュアル

福祉事業所でも、メールで受け取った請求書、クラウドで発行された領収書、ネット購入の明細などは、電子帳簿保存法に沿ってデータ保存する必要があります。特に障害福祉・児童福祉の事業所では、国保連請求、補助金、処遇改善加算、行政への提出資料など紙とデータが混在しやすく、経理資料の保存ルールが曖昧になりがちです。2026年5月時点では、まず電子取引データは紙に印刷するだけでは原則対応にならないという点を押さえ、保存場所・ファイル名・検索方法・改ざん防止ルールを決めることが実務上の出発点です。

福祉事業所が電子帳簿保存法で対応すべき範囲

電子帳簿保存法は、税務上保存が必要な帳簿や書類を電子データで保存する場合のルールです。福祉事業所に関係する場面は、大きく次の3つに分かれます。

最も注意すべきなのは、電子取引データ保存です。メールやWeb上で受け取った請求書・領収書・契約書などは、電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷してファイルに綴じていても、元データの保存が漏れていれば不十分になる可能性があります。

一方で、紙で受け取った領収書や請求書をスキャンして保存するかどうかは、事業所の運用方針によります。紙の原本管理を続ける場合は、必ずしもスキャナ保存へ移行しなければならないわけではありません。電子で受け取ったものと紙で受け取ったものを混同しないことが、最初の重要な整理です。

電子取引データに該当しやすい資料

福祉事業所で電子取引データに該当しやすいのは、次のような資料です。

特に、福祉事業所では送迎車の整備費、給食・弁当、教材、衛生用品、ICTツール、記録システム、求人広告費など、多くの支払いがオンライン化しています。これらの請求書や領収書が電子で発行されている場合、取引年月日・取引先・金額で検索できる状態にして保存する必要があります。

「クラウド上に残っているから大丈夫」と考えるのは危険です。サービスを解約したり、閲覧期限が過ぎたり、担当者のアカウントが使えなくなったりすると、税務調査時に確認できないことがあります。外部サービス上にあるデータは、自社の保存ルールに従って取得・保管するという前提で運用しましょう。

最低限整えたい保存ルール

電子帳簿保存法への対応で、福祉事業所がまず整えたいのは「完璧なシステム」ではなく、毎月継続できる保存ルールです。国税庁の資料でも、専用システムがなくても、事務処理規程や索引簿などを使った対応方法が示されています。

最低限、次の5点を決めておくと運用しやすくなります。

電子帳簿保存法では、真実性の確保と可視性の確保が重要です。真実性とは、データが勝手に改ざんされないようにすることです。可視性とは、必要なときに画面表示や印刷ができ、検索できる状態にしておくことです。

事務処理規程を作って守る方法は、システム費用を抑えながら始められる現実的な対応策です。ただし、規程を作るだけで実際の運用が伴っていない場合は意味がありません。月次処理の中で、電子取引データの保存状況を確認する工程を入れることが重要です。

福祉事業所で起きやすい運用ミス

電子帳簿保存法の対応でよくあるミスは、制度を知らないことよりも、現場運用に落とし込めていないことです。福祉事業所では、次のようなケースに注意しましょう。

特に注意したいのは、管理者や現場スタッフが立替購入した備品です。レクリエーション用品、教材、衛生用品、送迎車関連用品などを個人のアカウントで購入し、領収書のスクリーンショットだけをLINEやチャットで送る運用になっていると、保存要件を満たす資料が散逸しやすくなります。

経費精算の時点で、電子領収書や購入明細を所定の保存場所に入れるルールを作ると、月末の経理処理が大きく楽になります。あわせて、個人購入をできるだけ法人アカウントや法人カードに寄せると、証憑の回収漏れを減らせます。

月次経理に組み込む対応手順

電子帳簿保存法への対応は、年1回まとめて行うよりも、月次経理に組み込む方が現実的です。福祉事業所では、国保連請求や利用者負担金、職員給与、加算関係資料など毎月の締め作業が多いため、電子取引データの確認も月次ルーティンに入れましょう。

1. 当月の電子請求書・領収書を共有フォルダへ集約する
2. メール、クラウド請求、Web領収書、カード明細を確認する
3. ファイル名をルールに沿って整える
4. 会計ソフトの仕訳・証憑と照合する
5. 保存漏れや不明資料を管理者へ確認する
6. 月次試算表作成時に証憑の不足をメモする

この流れを作ると、電子帳簿保存法だけでなく、経費の計上漏れ、二重計上、補助金対象経費の確認、処遇改善加算に関する支出整理にも役立ちます。制度対応を単なる事務負担にせず、経理の精度を上げる機会にすることがポイントです。

また、複数事業所を運営している法人では、事業所ごとに保存ルールが違うと本部経理の負担が増えます。法人全体で共通のフォルダ構成と命名ルールを作り、事業所名やサービス種別で区分できるようにしておくと、後日の確認がしやすくなります。

導入前に確認したいチェックリスト

次の項目に多く当てはまる場合は、電子帳簿保存法の対応状況を見直すタイミングです。

すべてを一度にシステム化する必要はありません。まずは、電子で受け取る資料を洗い出し、保存場所を一本化することから始めるとよいでしょう。ルールを作った後は、実際に3か月ほど運用して、現場で続けられるかを見直すことも大切です。

よくある質問

福祉事業所も電子帳簿保存法の対象になりますか？

はい。法人税や所得税に関して帳簿書類の保存義務がある法人・個人事業者は、業種にかかわらず対象になります。福祉事業所でも、請求書・領収書・契約書などを電子でやり取りしている場合は、電子取引データの保存対応が必要です。

紙で受け取った領収書も必ずスキャン保存しなければなりませんか？

紙で受け取った書類については、紙の原本保存を続けることも可能です。スキャナ保存は、紙を電子化して保存するための制度です。まず優先すべきなのは、メールやWebで受け取った電子取引データをデータのまま保存することです。

PDFではなくスクリーンショットでも保存できますか？

国税庁資料では、保存するファイル形式は問わず、PDFやスクリーンショットでも問題ないとされています。ただし、取引年月日、取引先、金額など、税務上必要な情報が確認でき、検索・表示できる状態で保存する必要があります。

専用システムを入れないと対応できませんか？

必ずしも専用システムが必要とは限りません。事務処理規程を整備し、共有フォルダや索引簿を使って保存・検索できるようにする方法もあります。ただし、取引量が多い法人や複数事業所を運営している法人では、クラウド会計や証憑保存システムを使った方が運用しやすい場合があります。

まとめ

• 福祉事業所でも、メール・Web・クラウドで受け取った請求書や領収書は電子取引データとして保存対応が必要です。
• 紙で受け取った書類と電子で受け取った書類を分けて考えることが、対応の第一歩です。
• 保存場所、ファイル名、検索方法、改ざん防止ルール、担当者を決めると実務に落とし込みやすくなります。
• 現場購入、クラウド請求、退職者アカウント、個人カード利用は保存漏れが起きやすいポイントです。
• 電子帳簿保存法対応は、月次経理や証憑管理の精度を高める機会として整備することが重要です。

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参照ソース

• 国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
• 国税庁 電子取引関係: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm
• 国税庁 パンフレット（電子帳簿保存法）: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm