クリニックを経営するにあたって必要となるものの一つに、就業規則があります。従業員に対して労働条件などを定めたもので、労働者が安心して働くために重要です。経営に初めて携わる医師の方にとっては、就業規則の作り方がよく分からない、というケースも多いと思います。
この記事では、クリニックの就業規則について、作り方や知っておきたいポイントについて解説します。
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はじめに:就業規則について
就業規則の基本的なポイントについて、以下で見ていきましょう。
ルールブックのような存在
就業規則は労働基準法に基づいて作られており、いわゆる「職場のルールブック」といえる存在です。労働における基本的なルールや指針などについてまとめられており、賃金・勤務時間・休日などの労働条件ついて記載されています。他にも、労働者の権利義務、安全や衛生、退職や解雇に関する事も記載されています。
従業員が10名以上で作成義務が生じる
労働基準法第89条と90条では、常時10名以上の従業員を雇用する場合、就業規則を作成して所轄労働基準監督署に届け出ることを義務としています。「10名以上」には、正社員以外にもパートタイマーやアルバイトも含まれます。作成や届出などの義務を怠った場合、30万円以下の罰金が課されるので注意しましょう。
参照:「就業規則作成の手引き」厚生労働省 syugyoukisokutebiki.pdf
従業員が10名以下の場合
従業員が10名以下の場合は、就業規則を作成する義務はありません。作成するかどうかは任意となりますが、10名以下のクリニックでも就業規則を作成しておくことをおすすめします。
減給や降格、懲戒処分などを行う際は罰則を与える根拠が必要になり、その根拠が書かれているのが就業規則です。ルールに基づいて適切な処分を与えれば、労使間のトラブルを未然に防ぐことにつながります。ルールを明確にすることの重要性から、従業員の数が少なくても就業規則を作成するクリニックは増えています。
就業規則に記載する事項
就業規則を作る際には、様々な記載事項があります。以下で確認しましょう。
絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項とは、就業規則を作成するにあたり必ず記載しなければいけない事項です。労働基準法で定められており、記載されていない場合は、就業規則として法的に認められないので注意しましょう。記載しなければいけない事項は、以下の通りです。
- 始業時刻と終業時刻
- 休日
- 休暇
- 休憩時間
- 賃金の決定と計算方法
- 賃金の支払い方法
- 賃金の締め切りと支払時期
- 昇給に関する事項
- 退職に関する事項
- 解雇に関する事項
- 労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
参照:「就業規則作成の手引き」厚生労働省 syugyoukisokutebiki.pdf
相対的必要記載事項
相対的必要記載事項は、制度やルールを設けた時など、状況に応じて記載が必要になる事項です。
例を挙げると、退職金制度を設ける場合は退職金に関する事項が必要になります。他にも、安全や衛生に関すること、職業訓練に関すること、災害補償に関することなどを制度化する場合は、それぞれ就業規則に記載する必要があります。
参照:「就業規則作成の手引き」厚生労働省 syugyoukisokutebiki.pdf
任意記載事項
絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項以外の事項で、労働基準法では明記されていません。クリニック側が必要に応じて記載するかどうか決めることができます。
就業規則の適用範囲(正社員だけなのか、パートやアルバイトも含まれるのか)、服務規律をどのようにするのか、休職や復職に関することなどが、任意記載事項に記載されます。
任意記載事項は、クリニックでのトラブルを未然に防ぐために重要とされており、任意ではありますが記載することが推奨されています。
作成後に行うこと
就業規則を作成した後に行わなければいけないことを、以下で解説します。
意見聴収を行う
就業規則を作成したら所轄労働基準監督署長に届出を行いますが、その前に、労働者の過半数を代表する者から意見聴収を行わなければいけません。意見聴収の義務は、労働基準法第90条1項に定められています。また、届出の際に意見書も添付する必要があります。意見書には、労働者の過半数を代表する者の意見を記載と、その者の署名又は記名押印が必要です。
労働者の過半数の代表とは、「労働基準法第41条2号に規定する管理監督者でないこと」「投票や挙手などの方法で選出された者」の両方に該当する者のことです。管理監督者は使用者に近い立場という理由で、代表に相応しくありません。決定方法としては、投票や挙手などの方法で選ぶことが重要で、院長が指名するなどの方法で決めることはできません。
常勤だけでなく、パートやアルバイトなど全ての従業員が、過半数の分母の労働者に含まれます。クリニック内の全ての労働者の過半数に指示された者が代表となり、就業規則に意見を述べるのです。
参照:「モデル就業規則」厚生労働省 001018385.pdf
就業規則を周知する
就業規則を作成したら、クリニックの従業員に周知しなければいけません。周知の義務は、労働基準法第106条で定められています。周知するためには、従業員であれば誰でも分かるようにする必要があります。例えば、作業場や休憩室など、誰でも見ることが可能な場所に掲示する、印刷して従業員全員に直接配布する、パソコンで常に閲覧できるようにする、といった方法で周知を行います。
上記の方法であれば、周知方法として有効です。一方で、「一部の従業員にしか周知していない」「パソコンで閲覧できる状態にはしていたが、周知が不十分だった」といった場合、周知がされていない就業規則となり、無効となってしまうので十分注意しましょう。
参照:「モデル就業規則」厚生労働省 001018385.pdf
就業規則を作る際のコツ
クリニックの就業規則を作る際のコツについて、以下で見ていきましょう。
変形労働時間制を導入する
法定労働時間は1日8時間以内、1週間だと40時間以内が原則です。しかし、クリニックの勤務時間は状況によって不規則になることも多く、法定労働時間通りに経営するのは難しい側面もあります。そのような事態に備えて、就業規則に1か月単位の変形労働時間制を導入しているクリニックが多いです。この制度を利用すると、1週間の労働時間が40時間以内に収まっていれば、1日の法定労働時間を超えて労働時間を定めることができます。
例えば、平日4日間は労働時間を9時間とし、平日の1日と日曜日を休診とし、土曜日は午前中のみ4時間の労働時間にしたとします。そうすると合計が40時間となり、1日の法定労働時間を超えていても、1週間の法定労働時間内に収まるのです。
特別措置対象事業場を活用する
従業員が常時10名以上のクリニックの場合、特別措置対象事業場に該当します。1週間の法定労働時間は40時間とされていますが、特例措置対象事業場であれば、1週間の法定労働時間を44時間以内にすることが可能です。
特別措置対象事業所に該当している場合は、この制度は非常に便利といえるでしょう。
まとめ
就業規則はクリニックで働くためのルールをまとめたものであり、従業員にとって非常に重要な存在です。ルールを明確にすることで、従業員を守り、トラブルを未然に防ぐことにつながります。
就業規則の作り方がよく分からない、作ったけれどこれで良いのか分からない、といった医師の方は、この記事で紹介したことを参考にしていただけたら幸いです。
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