介護事業の人件費率の目安と月次管理

介護事業の人件費率は、単純に「何％なら安全」と決めるよりも、サービス種別、加算の取得状況、稼働率、常勤・非常勤の構成、管理者や本部費の負担を合わせて見る必要があります。特に訪問介護や居宅介護支援のように人の稼働が売上に直結する事業では、人件費率が高く見えても、それだけで赤字原因とは限りません。一方で、売上が伸びないまま固定給、残業代、採用費、紹介料、処遇改善の配分が増えると、月次では黒字に見えても資金繰りが先に苦しくなることがあります。

この記事では、採用難や賃上げが続くなかで、介護事業者が人件費率を月次でどう管理するかを整理します。単なる削減ではなく、稼働率、加算、シフト、請求、処遇改善加算を一体で確認し、赤字化を防ぐための実務的な見方を解説します。

人件費率は「低ければよい数字」ではない

人件費率とは、売上に対して給与、賞与、法定福利費、派遣費、退職金、福利厚生費などの人に関する費用がどれくらいを占めるかを見る指標です。介護事業は人員配置とサービス提供時間が収入の土台になるため、一般的な業種より人件費率が高くなりやすい構造があります。

月次管理で見るべき基本式は次のとおりです。

人件費率が高い場合でも、原因は大きく2つに分かれます。ひとつは、給与水準や残業代が増えて人件費そのものが増えているケースです。もうひとつは、利用者数、稼働率、加算、請求単価が伸びず、分母である売上が不足しているケースです。

実務上の注意点として、人件費率だけを見て「給与を下げる」「採用を止める」と判断すると、サービス提供体制が崩れ、さらに売上が下がることがあります。介護事業では、人件費率は収支差率、稼働率、加算取得率とセットで見ることが重要です。

介護事業で人件費率が上がる主な原因

介護事業で人件費率が上がる原因は、単なる賃上げだけではありません。むしろ、月次試算表では見えにくい運用上のズレが積み重なっていることが多くあります。

代表的な原因は次のとおりです。

特に注意したいのは、売上が横ばいのまま採用費と残業代だけが増える状態です。この場合、職員数は足りないのに人件費率は高いという、経営者にとって判断しにくい状況になります。

人件費率が上がった月は、まず「人件費が増えたのか、売上が減ったのか」を分けて確認します。 そのうえで、利用者数、提供回数、単位数、返戻、加算、残業時間を月次で並べると、原因が見えやすくなります。

採用難の時代に必要なのは人件費削減ではなく、人件費が売上につながっているかの確認です。職員を増やしたのに稼働枠が埋まっていない、加算算定に必要な記録が追いついていない、移動時間が長すぎるといった状態は、月次管理で早めに把握する必要があります。

サービス別に見る人件費率の考え方

介護事業の人件費率は、サービス種別によって許容される水準が変わります。訪問介護のように人の移動と提供時間が中心の事業では高くなりやすく、施設系では人件費以外に食材費、光熱費、設備費、減価償却費なども大きくなります。

目安を考えるときは、同業平均と比べるだけでなく、自社の過去12か月の推移を見ることが大切です。たとえば人件費率が高くても、利用者数が増え、残業が抑えられ、収支差率が改善しているなら、必要な先行投資の可能性があります。反対に、人件費率が少ししか上がっていなくても、返戻や未収金が増えている場合は、資金繰りリスクが隠れていることがあります。

実務上の注意点として、処遇改善加算を含む収入と、実際の賃金配分のタイミングがずれると、月ごとの利益が大きくぶれます。毎月の試算表では、処遇改善加算の収入、支給額、未払計上、賞与配分予定を分けて確認してください。

赤字にしないための月次管理チェック

人件費率を改善するには、毎月の数字を「結果」として眺めるだけでは足りません。翌月のシフト、採用、加算、稼働率に反映できる形で確認することが重要です。

月次会議では、次の順番で確認すると判断しやすくなります。

この順番で見ると、人件費率の悪化が「売上不足」「配置の問題」「請求の問題」「資金繰りの問題」のどこから来ているかを分けやすくなります。

特に訪問介護では、移動時間や待機時間が増えても、その時間がそのまま売上になるわけではありません。実務上の注意点として、勤怠上の労働時間と、請求上のサービス提供時間を分けて管理しないと、黒字だと思っていた利用者層やエリアが実は赤字になっていることがあります。

改善策は「削る」より「売上化する」視点で考える

介護事業で人件費率を下げる方法として、単純な人員削減は現実的ではないことが多くあります。指定基準、人員配置、サービス品質、離職防止を考えると、必要な人件費まで削ることは将来の赤字要因になります。

改善策は、次の4つに分けて考えると整理しやすくなります。

まず取り組みやすいのは、請求と加算の見直しです。人件費率が高い事業所でも、必要な記録や体制を整えれば、加算取得によって収入を改善できる場合があります。また、返戻や過誤調整が多い事業所では、売上が後から減るため、月次利益が不安定になります。

次に、シフトと稼働率の見直しです。通所介護では、曜日別の利用者数と配置人数を並べるだけでも、過剰配置や送迎負担の偏りが見えることがあります。訪問介護では、エリア別、時間帯別、利用者別に採算を見ると、移動時間の負担が明確になります。

人件費率改善の中心は、必要な人件費を削ることではなく、職員の稼働を売上と品質につなげることです。採用難のなかでは、残っている職員に負担を寄せる改善策は長続きしません。処遇改善加算を活用しながら、賃金配分、勤務負担、収支のバランスを見直す必要があります。

専門家に相談する前に整理したい資料

人件費率の改善を相談する場合、試算表だけでは十分ではありません。介護事業では、会計、請求、勤怠、シフト、加算、処遇改善の資料を合わせて見ないと、原因の特定が難しいためです。

相談前に整理しておきたい資料は次のとおりです。

特に重要なのは、月次試算表と請求データの月をそろえることです。 入金月とサービス提供月がずれていると、売上と人件費の対応関係が見えにくくなります。会計上の数字だけでなく、実際のサービス提供月ベースで管理することで、改善すべき月や事業所を特定しやすくなります。

実務上の注意点として、複数事業所を運営している場合は、法人全体の人件費率だけでは判断できません。黒字事業所が赤字事業所を補っていることもあるため、事業所別、サービス別、管理者別に分けて確認することが必要です。

まとめ

介護事業の人件費率は、採用難や賃上げの影響を受けやすい一方で、単純に下げればよい数字ではありません。サービス提供体制を守りながら赤字化を防ぐには、月次で原因を分解して確認することが重要です。

• 人件費率は、サービス種別、稼働率、加算、収支差率とセットで見る
• 人件費率悪化の原因は「人件費増加」と「売上不足」に分けて確認する
• 訪問介護では移動時間、通所介護では稼働率、施設系では固定人件費が重要になる
• 処遇改善加算は収入、支給額、未払計上、配分ルールを分けて管理する
• 月次管理では、試算表、勤怠、請求、シフト、返戻一覧を同じ月でそろえる

人件費率の改善は、職員の処遇を下げることではなく、必要な人件費を収入とサービス品質につなげる取り組みです。採用難でも赤字にしないためには、毎月の数字を早めに確認し、加算、稼働率、配置、資金繰りを一体で見直すことが大切です。

よくある質問

Q: 介護事業の人件費率は何％なら安全ですか？ ▼

一律の安全ラインはありません。訪問系や居宅介護支援は人件費率が高くなりやすく、施設系は人件費以外の費用も大きいため、サービス種別ごとに判断します。自社では過去12か月の推移、収支差率、稼働率と合わせて見るのが実務的です。

Q: 人件費率が高い場合、まず何から確認すべきですか？ ▼

まず、人件費が増えたのか、売上が下がったのかを分けて確認します。そのうえで、利用者数、稼働率、残業時間、移動時間、加算、返戻の順に見ると、原因を特定しやすくなります。

Q: 処遇改善加算を支給すると人件費率は悪化しますか？ ▼

支給額だけを見ると人件費は増えますが、加算収入と対応していれば必ずしも悪化とはいえません。重要なのは、加算収入、実際の支給額、未払計上、賞与配分予定を月次で整理し、原資以上に支給していないか確認することです。

Q: 月次管理は試算表だけで足りますか？ ▼

試算表だけでは不十分です。介護事業では、勤怠データ、請求データ、利用者数、シフト表、返戻一覧を合わせて見ないと、人件費率が上がった理由がわかりにくいからです。会計と現場データを同じ月でそろえることが重要です。

---

参照ソース

• 厚生労働省「令和5年度介護事業経営実態調査結果の概要」: https://www.mhlw.go.jp/toukei/saikin/hw/kaigo/jittai23/dl/r05_gaiyo.pdf
• 厚生労働省「介護職員の処遇改善：TOP・制度概要」: https://www.mhlw.go.jp/shogu-kaizen/
• 厚生労働省「介護サービス情報の公表制度」: https://www.mhlw.go.jp/stf/kaigo-kouhyou.html
• 厚生労働省「福祉・介護 介護・高齢者福祉」: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/kaigo_koureisha/index.html