通所介護の稼働率改善前に見る数字

通所介護の採算を改善したいとき、最初に考えがちなのは「利用者を増やす」「稼働率を上げる」ことです。しかし、デイサービスでは稼働率だけを追うと、人員配置、送迎、残業、食材費、固定費が同時に増え、売上は伸びたのに利益が残らないことがあります。先に見るべきなのは、稼働率そのものではなく、利用者1人あたりの粗利益と固定費を回収できる人数です。

とくに通所介護は、定員、サービス提供時間、介護度構成、加算、送迎範囲、人員基準が収支に直結します。経営者・管理者は「今日は何人来たか」だけでなく、「何人から黒字になるか」「どの曜日・時間帯で赤字が出ているか」「送迎と人員配置が利益を圧迫していないか」を月次で確認する必要があります。

稼働率を上げる前に損益分岐点を確認する

デイサービスの稼働率は、一般的に「実利用者数 ÷ 定員枠」で見ます。たとえば定員25名で1日20名利用なら稼働率は80％です。ただし、経営判断ではこの数字だけでは不十分です。定員25名でも、介護度が低い利用者が多い場合、加算算定が少ない場合、送迎距離が長い場合は、同じ80％でも利益率は大きく変わります。

まず確認したいのは、月間の固定費です。家賃、リース料、常勤職員の給与、社会保険料、車両費、保険料、システム利用料などは、利用者が少なくても発生します。この固定費を、利用者1人あたりの平均粗利益で割ると、何人利用があれば黒字に近づくかが見えてきます。

稼働率を上げる施策は、損益分岐点を確認してから実行します。黒字化に必要な人数が18名なのに、平均利用が16名で止まっているのか、平均利用は22名あるのに利益が出ていないのかで、取るべき対策はまったく違います。

人員配置は「基準を満たす」だけでなく時間帯別に見る

通所介護では、人員基準を満たすことが前提です。管理者、生活相談員、看護職員、介護職員、機能訓練指導員など、必要な職種と配置を確認しなければなりません。基準を下回ると、報酬上の減算や指定上のリスクにつながるため、採算改善のために単純に人を減らすことはできません。

一方で、実務上は「基準は満たしているが、忙しい時間帯と手待ち時間の差が大きい」ことがあります。入浴、昼食、送迎前後、レクリエーション、記録業務の時間帯ごとに、必要人数は変わります。午前中だけ人員が足りず、午後に人が余る状態では、残業やパート追加が発生しやすくなります。

確認したいのは、人員配置を日単位ではなく、時間帯別に分解することです。たとえば、以下のように見ると改善点が見えます。

実務上の注意点として、人件費率だけを見て「高いから削る」と判断すると、サービス品質や加算要件、離職率に悪影響が出ます。人件費は金額だけでなく、時間帯別の過不足、常勤・非常勤の組み合わせ、送迎兼務の有無で判断します。

送迎は利用者数よりもルート別採算を見る

デイサービスの収支で見落とされやすいのが送迎です。利用者が増えても、遠方の利用者が多い、乗降介助に時間がかかる、車両台数が増える、運転できる職員が限られる場合、売上増以上に人件費と車両費が増えることがあります。

送迎は、単に「送迎できるか」ではなく、ルート別の所要時間と利用者単価で見ます。片道30分以上かかる利用者が複数いる場合、その利用者の報酬だけでなく、職員拘束時間、燃料費、車両維持費、他の利用者への影響も含めて判断する必要があります。

また、通所介護では送迎を行わない場合に報酬上の減算が関係します。現行制度では、送迎を行わない場合の取扱いや、送迎の有無を個別サービス計画上どう位置付けるかを確認しておく必要があります。家族送迎、自主通所、徒歩送迎、同一建物利用などは扱いが分かれるため、請求時の確認漏れに注意が必要です。

送迎改善で見るべき数字は、次のとおりです。

送迎エリアを広げれば利用者獲得の可能性は広がりますが、採算が合わないルートを増やすと、職員負担と固定費が増えます。新規利用者を受ける前に、曜日、時間帯、送迎距離、車両空き枠を確認することが重要です。

固定費は「削る」よりも利用枠との対応で見る

デイサービスの固定費には、家賃、車両リース、設備リース、システム費、管理者給与、常勤職員給与などがあります。これらはすぐに削れない費用が多く、短期的には「固定費を何人の利用者で回収するか」が重要になります。

たとえば、家賃や車両費が高い事業所では、少人数でも高単価の運営にするのか、定員に近い利用者数を安定させるのか、方針を決める必要があります。中途半端に稼働率だけを追うと、介護度の低い利用者が多く、送迎負担だけが増えることもあります。

固定費を見るときは、次の3つに分けると判断しやすくなります。

固定費は単独で見るのではなく、定員・稼働率・営業日数との対応で見ることが大切です。たとえば、定員に対して家賃が高い場合、営業日数を増やせるか、午後枠を活用できるか、加算算定で単価を上げられるかを検討します。

稼働率改善は曜日別・利用者層別に進める

稼働率改善は、全体平均だけで判断しないことが重要です。月平均稼働率が75％でも、月曜と水曜は満員に近く、金曜だけ空きが多いということがあります。この場合、全体の営業活動を強めるより、空き曜日に合う利用者をケアマネジャーへ提案するほうが効果的です。

また、利用者層によって採算は変わります。要介護度、入浴の有無、機能訓練、認知症対応、送迎距離、食事提供、キャンセル頻度を見ないと、単純な人数比較では判断できません。利益改善では、人数・単価・負担の3つを同時に見ることが必要です。

稼働率改善で確認したい視点は、次のとおりです。

実務上の注意点として、空き枠を埋めるために採算を確認せず受け入れると、職員負担が増え、既存利用者の満足度が下がることがあります。新規受け入れ時は、曜日、送迎、介護度、必要ケア、加算算定の見込みをセットで確認します。

月次で確認すべき管理資料

通所介護の採算改善には、決算書だけでは遅すぎます。毎月、少なくとも「稼働率表」「利用者別売上表」「人件費表」「送迎ルート表」「月次損益」を並べて確認します。これにより、売上が足りないのか、単価が低いのか、人件費が重いのか、固定費が高いのかが分かります。

管理者が現場感覚で「忙しい」と感じていても、数字を見ると利益が出ていないことがあります。反対に、利用者数は少なく見えても、送迎効率がよく、加算も取れていて利益が出ている曜日もあります。現場の忙しさと会計上の利益は必ずしも一致しません。

月次で最低限確認したい資料は、次のとおりです。

専門家に相談する前には、直近数か月分の試算表、介護報酬請求データ、利用者数の推移、職員別人件費、送迎ルート表を整理しておくと、改善余地を確認しやすくなります。

まとめ

• 通所介護の採算改善では、稼働率を上げる前に損益分岐点、利用者1人あたり粗利益、固定費を確認する
• 人員配置は基準を満たすだけでなく、入浴、食事、送迎、記録など時間帯別の過不足を見る
• 送迎は利用者数ではなく、ルート別所要時間、車両稼働、職員拘束時間で採算を判断する
• 固定費は削減だけでなく、定員、営業日数、加算、利用者構成で回収できているかを見る
• 月次では稼働率表、利用者別売上表、人件費表、送迎ルート表、試算表を並べて確認する

よくある質問

Q: 通所介護は稼働率が何％あれば黒字になりますか？ ▼

一律の目安だけでは判断できません。定員、家賃、人件費、送迎範囲、介護度構成、加算算定状況によって黒字ラインは変わります。まずは月間固定費を利用者1人あたり粗利益で割り、自社の損益分岐点を出すことが重要です。

Q: 利用者を増やしているのに利益が増えないのはなぜですか？ ▼

送迎時間、人員追加、食材費、残業、キャンセルが増えている可能性があります。特に遠方利用者やケア負担の重い利用者が増えると、売上増以上にコストが増えることがあります。利用者数だけでなく、利用者別・曜日別の採算を確認してください。

Q: 人件費率が高い場合、職員を減らしてもよいですか？ ▼

人員基準やサービス品質に影響するため、単純な削減は危険です。まずは時間帯別の配置、残業、送迎兼務、非常勤の使い方を確認します。基準違反や減算リスクを避けながら、シフトと業務分担を見直すことが現実的です。

Q: 送迎範囲を広げれば稼働率改善につながりますか？ ▼

利用者獲得にはつながる可能性がありますが、採算が悪化する場合もあります。送迎距離が長いと、車両費、燃料費、職員拘束時間、夕方残業が増えます。送迎範囲を広げる前に、ルート別の所要時間と受け入れ可能枠を確認してください。

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参照ソース

• 厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」: https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=82999404&dataType=0&pageNo=1
• e-Gov法令検索「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」: https://laws.e-gov.go.jp/law/411M50000100037
• 厚生労働省「報酬算定構造・サービスコード表等」: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000174644_00018.html
• 厚生労働省「介護サービス関係Q&A」: https://www.wam.go.jp/wamappl/R3kaigoServiceQA.nsf/aList