源泉徴収票の書き方｜2026年版記入例付き｜税理士が解説

源泉徴収票の書き方は、「年末調整で確定した数字を、所定の欄に“転記”する作業」が中心です。特に支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額、源泉徴収税額の4点がズレると、従業員の確定申告・住宅ローン控除・保育料判定などにも影響します。税理士法人 辻総合会計でも、毎年1月の相談で最も多いのが「控除額は合っているのに源泉徴収税額が合わない」「摘要の書き方がわからない」です。

源泉徴収票とは

源泉徴収票（給与所得の源泉徴収票）は、1年間の給与等と、年末調整で確定した所得控除・税額をまとめた法定調書です。従業員へ交付するほか、一定の場合は税務署へ提出し、また市区町村へ給与支払報告書（住民税用）を提出します。

企業側の実務では、次の2点を押さえると迷いが減ります。

• 源泉徴収票は「給与計算ソフトが算出した年末調整結果の最終アウトプット」
• 記入作業は「計算」ではなく「転記＋体裁（氏名・住所・摘要など）の整備」

2026年版で押さえるべきポイント

交付期限・提出期限の考え方

源泉徴収票は、原則として「翌年1月31日まで」に従業員へ交付します（中途退職者は退職後1か月以内）。1月31日が土日祝の場合は、実務上は翌開庁日を目安に運用されます。

税務署への提出（該当者がいる場合）も、原則「翌年1月31日まで」です。2026年は1月31日が土曜日のため、提出期限は翌開庁日に繰り延べとなります。

電子交付・電子提出を前提に設計する

近年は、e-Tax提出とあわせて、従業員への電子交付（PDF配布、従業員サイト掲載など）を併用するケースが増えています。紙での交付・提出も可能ですが、従業員が確定申告書等作成コーナーを使う場合、e-Tax提出が前提の方が入力負担が軽くなる傾向があります。

源泉徴収票の書き方（主要欄の意味と埋め方）

ここでは「給与計算ソフトの年末調整結果から転記する」前提で、迷いやすい欄を中心に整理します。

① 支払を受ける者（住所・氏名）／支払者（会社情報）

• 住所：原則、翌年1月1日（中途退職者は退職時）時点の住所で整えます。
• 氏名：フリガナ含め、住民票・本人申告と突合し表記ゆれを防ぎます。
• 支払者：法人名、所在地、法人番号（必要な場面）などを固定マスタ化します。

② 種別（給与・賞与など）

一般的には「給与」「賞与」等、給与等の区分を記載します。給与と賞与を合算して年間で集計する運用なら、種別は給与等として統一し、摘要で補足する設計もあり得ます（運用はソフト仕様に合わせます）。

③〜⑥ 金額欄（ここが最重要）

• ③ 支払金額：その年中に支払が確定した給与等の総額（年末調整に通算した他社給与がある場合は通算後）。
• ④ 給与所得控除後の金額：年末調整の表（またはソフト算定）により確定した「給与所得」相当額。
• ⑤ 所得控除の額の合計額：社会保険料控除、生命保険料控除、扶養控除、基礎控除など、年末調整で適用した控除の合計。
• ⑥ 源泉徴収税額：年末調整後に確定した所得税＋復興特別所得税の合計。

実務上のミスは、③は合っているのに④⑤⑥がズレるパターンです。原因の多くは「扶養・配偶者・保険料控除の申告内容の回収漏れ」または「年末調整対象外（主たる給与でない、給与2000万円超など）の判定誤り」にあります。

配偶者・扶養・障害者等の“人数欄”と“控除額欄”

人数欄（控除対象扶養親族等の数、16歳未満扶養親族の数、障害者の数など）は、住民税にも連動しやすいため、次の順で確認します。

• 扶養控除等（異動）申告書の最終版が回収できているか
• 配偶者控除・配偶者特別控除のどちらを適用しているか
• 年齢要件（特定扶養、老人扶養、16歳未満等）の判定日が合っているか

住宅ローン控除等がある場合（摘要・控除額）

住宅借入金等特別控除（いわゆる住宅ローン控除）は、源泉徴収票の所定欄に控除額を記載し、摘要に必要事項を補足します。初年度（確定申告が必要な年）か、2年目以降（年末調整で適用）かで運用が異なるため、社内では「初年度／2年目以降」のチェック項目を設けると誤りが減ります。

源泉徴収票と給与支払報告書の違い（提出先・目的）

給与支払報告書を提出しているからといって、源泉徴収票の交付義務がなくなるわけではありません。従業員の手続きに直結するため、交付は必ず別工程として管理します。

源泉徴収票の作成手順（チェックリスト付き）

Step 1: 年末調整の回収物を確定させる

• 扶養控除等（異動）申告書
• 保険料控除申告書
• 配偶者控除等申告書
• 住宅借入金等特別控除申告書（該当者のみ）

Step 2: 給与データを締め、年末調整を確定する

• 12月給与・賞与の確定処理
• 社会保険料・小規模共済等の控除反映
• 他社給与通算（中途入社で必要な場合）

Step 3: 源泉徴収票を出力し、転記項目を突合する

• ③〜⑥の金額が年末調整結果と一致するか
• 人数欄が申告書と一致するか
• 住宅ローン控除の摘要が必要十分か

Step 4: 交付（紙 or 電子）と提出要否の判定を行う

• 全従業員へ交付（退職者含む）
• 税務署提出が必要な対象者を抽出（役員・高額給与・年末調整未了等）

Step 5: 提出（税務署・市区町村）を完了し、証跡を保管する

• e-Tax/eLTAXの送信結果、控え、ログを保存
• 交付方法（電子交付の同意等）を含めて監査対応できる形にする

関連記事

償却資産税の免税点150万円とは？計算方法と節税のコツ｜税理士が解説

償却資産税の免税点150万円について、課税標準額での判定方法、計算の流れ、合法的な節税のコツを解説。中小企業の経理担当者向けに、申告時の注意点や少額資産の処理も網羅。

続きを読む

記入例（一般的な会社員のケース）

※以下は「記載位置のイメージ」を示す例です。金額そのものは、必ず自社の年末調整結果に基づいて記載してください。

• ② 種別：給与
• ③ 支払金額：4,800,000
• ④ 給与所得控除後の金額：3,300,000
• ⑤ 所得控除の額の合計額：1,450,000
• ⑥ 源泉徴収税額：78,600
• 社会保険料等の金額：720,000
• 生命保険料の控除額：40,000
• 配偶者（特別）控除の額：0（配偶者なしの想定）
• 扶養親族：特定扶養1名（人数欄に反映）

この例で重要なのは、「③は年間総額」「④⑤⑥は年末調整で確定した“結果値”」という整理です。④⑤⑥を“計算し直して作る”運用にすると、ソフトの丸め・税額計算ロジック差で不一致が発生しやすくなります。

よくあるミスと防止策

• 住所が旧住所のまま：12月末〜1月初の住所変更届を反映し、退職者は退職時点住所で確定
• 扶養人数は合っているが控除額が違う：配偶者控除と配偶者特別控除の適用誤り、所得見積りの更新漏れ
• 住宅ローン控除の摘要不足：2年目以降の年末調整適用要件の確認漏れ
• 交付はしたが退職者に届いていない：退職者だけ別送・本人確認・再発行フローを整備

よくある質問

まとめ

• 源泉徴収票の作成は「年末調整結果の転記」が中心で、③〜⑥の整合が最重要
• 交付期限は原則「翌年1月31日まで」（退職者は退職後1か月以内）
• 提出要否の判定（役員・高額給与・年末調整未了等）を工程に組み込む
• 住宅ローン控除や配偶者・扶養は摘要・人数欄でミスが出やすい
• 電子交付・電子提出を前提に、同意・証跡・保管まで設計すると運用が安定する

参照ソース

• 国税庁「F1-1 給与所得の源泉徴収票（同合計表）」: https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hotei/23100051.htm
• 国税庁「No.7411『給与所得の源泉徴収票』の提出範囲と提出枚数等」: https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hotei/7411.htm
• 国税庁「令和7年分 給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引（第2）」: https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/tebiki2025/PDF/02.pdf