執筆者：辻 光明
代表税理士
請求書・領収書の電子保存ルール｜電帳法2026を税理士解説
請求書・領収書の電子保存ルールとは（2026対応の結論）
請求書・領収書の電子保存は、電子帳簿保存法に基づき「どの形で受け取り／作った書類か」によって、守るべきルールが変わります。結論として、メール添付PDFやECの領収書など“電子で授受した取引情報”は、電子データのまま保存が原則必須であり、紙の領収書等はスキャナ保存（任意）か紙保存を選択します。
電子帳簿保存法の制度は、大きく次の3つに区分されます（いずれも国税関係の帳簿・書類が対象）。
- 電子帳簿等保存：最初からPC等で作成した帳簿・書類をデータのまま保存（任意）
- スキャナ保存：紙で受領・交付した書類をスキャンしてデータ保存（任意）
- 電子取引データ保存：電子でやり取りした取引情報をデータ保存（原則必須）
実務では「電子取引データ保存」の対応漏れが最も多く、2026に向けても継続的な運用設計が重要です。税理士法人 辻総合会計でも、月次の記帳代行・経理DX支援の現場で、運用ルールの“決め方”と“守り方”が成否を分けるケースを多く見ています。
「電子保存が必要な請求書・領収書」と「紙保存でもよいもの」の違い
請求書・領収書という同じ名前でも、保存区分は「入手経路」と「オリジナルの形」で決まります。まずは棚卸し（分類）が第一歩です。
電子取引に該当する代表例（電子データ保存が原則必須）
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式で行う取引を指し、取引情報は注文書・契約書・送り状・領収書・見積書等に通常記載される事項をいいます。つまり、次のようなものは電子取引データ保存の対象になりやすい類型です。
- メール添付のPDF請求書・領収書
- 取引先ポータルからダウンロードした請求書・支払明細
- ECサイトや決済サービスの領収書画面・PDF
- クラウド請求書システムで相互送受信したデータ
ここで重要なのは、「紙に印刷してファイル」では、原則として要件を満たしませんという点です（一定の緩和・猶予の枠組みはありますが、恒常運用としては“電子で保存できる体制”を前提に設計するのが安全です）。
紙で受領した領収書・請求書（紙保存 or スキャナ保存）
取引先から紙で受け取った領収書・請求書等は、
- 従来どおり紙で保存する
- スキャナ保存の要件に従って電子化して保存する（任意）
のいずれかを選べます。
スキャナ保存は、文書保存の負担軽減のために設けられた制度で、対象書類（契約書、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書など）を一定要件でスキャン保存できます。
自社で作成する請求書控え（最初から電子で作るなら電子帳簿等保存）
会計ソフトや請求書発行ソフトで作成し、そのままPDF等で控えを保持する場合は「電子帳簿等保存」の領域です。紙で出力して保存しても構いませんが、電子で完結するならデータ保存の設計メリットが大きくなります。
電子取引データ保存の要件（改ざん防止・検索・見える化）
電子取引データ保存は、2026時点でも経理実務の中核論点です。要点は「真実性（改ざん防止）」と「可視性（見える化・検索）」をどう担保するかです。
要件の全体像：真実性と可視性を“運用”で満たす
電子データは、後から差し替え・削除が容易なため、保存に当たって一定のルールが求められます。実務上は次を押さえると設計がしやすくなります。
- 真実性：タイムスタンプ付与、訂正削除履歴が残るシステム、受領後のデータ改変を防ぐ運用など
- 可視性：ディスプレイ・操作説明書等の備付け、検索機能（一定の場合は緩和あり）、税務調査時のダウンロード対応
検索要件の考え方（売上規模・調査対応で緩和があり得る）
電子取引データは、原則として日付・金額・取引先などで検索できる形が求められます。一方で、一定の売上規模以下で、税務調査時のダウンロード要請に応じられる等の場合、検索要件が緩和される枠組みがあります。
重要なのは、緩和を使う場合でも「調査時に出せる」ことが前提になる点です。運用ルールとして、
- 「誰が」「どこに」「どの粒度で」保存し
- 調査時に「どの形式で」「どの期間を」提出できるか
を手順書に落とし込む必要があります。
2024以降のポイントを2026でも引きずる：宥恕措置の終了と“新たな猶予”
過去の経過措置として、一定期間は紙出力保存でも認める「宥恕措置」がありましたが、期限到来で廃止されています。加えて、要件に沿った保存ができないことに“相当の理由”がある場合の猶予的な枠組みが整備されています（ただし、調査時のダウンロード・書面提示等への対応が求められるため、恒常運用の代替としては慎重な検討が必要です）。
スキャナ保存の要件：読み取り品質・入力期限・書類区分がカギ
紙の領収書・請求書を電子化する場合は「スキャナ保存」の要件に従います。制度としては任意ですが、経理の省力化や保管スペース削減の観点で採用する企業は増えています。
読み取り（スキャン）の技術要件：200dpi、原則カラー
スキャナ保存では、入力装置（スキャナ等）が一定要件を満たす必要があります。代表的な要件として、解像度は200dpi以上、色調は原則カラー画像（一般書類はグレースケール可）などが示されています。スマホ撮影で運用する場合も、同等の品質要件を意識してください。
入力期限：早期入力方式（概ね7営業日）と業務処理サイクル方式（最長2か月）
スキャナ保存は「いつ入力するか」が監査・調査で見られがちです。代表的には次の考え方があります。
- 早期入力方式：受領後、速やか（概ね7営業日以内）に入力
- 業務処理サイクル方式：通常の処理期間（最長2か月以内）経過後、速やか（概ね7営業日以内）に入力
月次決算や支払サイクルに合わせて、どちらの方式で回すかを決め、社内の経費精算ルールに落とし込むと運用しやすくなります。
重要書類と一般書類：相互関連性の要否が変わる
スキャナ保存では、帳簿との相互関連性（仕訳と証憑が紐づく状態）の確保が論点になります。近年の見直しでは、相互関連性が必要な書類が「重要書類」に限定され、一般書類では要件が緩和される整理になっています。
- 重要書類：領収書、契約書、納品書、送り状等（資金・物の流れに直結）
- 一般書類：見積書、注文書等（直結しないものの一部）
実務では「領収書＝重要書類」に該当しやすい点に注意が必要です。“一般書類扱いで運用していた”という誤分類が、後から是正コストを生むことがあります。
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2026に向けた実務の進め方（運用設計のステップ）
電子保存は、システム導入だけでは完結しません。2026に向けて「分類」「保存」「検索」「監査対応」を一連の業務として設計しましょう。
Step 1: 書類を3制度に仕分けする（電子取引／スキャナ／電子帳簿等）
請求書・領収書を、受領方法（紙／電子）と作成方法（自社作成／受領）で仕分けし、どの制度で保存するかを決めます。まずは“現状の入手経路”を洗い出すことが最優先です。
Step 2: 保存ルール（保管場所・命名・権限）を標準化する
次の3点を標準化すると、担当者が変わっても運用が崩れにくくなります。
- 保管場所：クラウドストレージ、経費精算システム、会計ソフト添付など
- 命名規則：日付_取引先_金額_書類種別 など、検索に耐える形
- 権限：削除・差替え権限を最小化し、ログが残る形に寄せる
Step 3: 検索・出力（ダウンロード）手順を作る
税務調査時に「いつからいつまでの、どの取引先の、いくらの書類」を出すのかを想定し、検索と出力の手順を文書化します。“担当者の頭の中”に手順がある状態はリスクです。
Step 4: スキャナ保存の入力期限を業務フローに組み込む
経費精算の締日、支払日、月次締めと連動させて、7営業日／2か月ルールを現実的に守れる設計にします。スマホ撮影の場合は、撮影品質のばらつきを抑えるガイド（撮影距離、影、傾き、解像度）もセットにします。
Step 5: 月1回のセルフチェック（簡易監査）を回す
運用開始後は、月1回、
- 電子取引データの取りこぼしがないか
- 検索で抽出できるか
- スキャナ保存の入力期限が守られているか
をサンプルで点検します。ここを回すだけで、調査対応力が大きく上がります。
3制度の比較表：請求書・領収書をどのルールで保存するか
| 区分 | 主な対象（請求書・領収書） | 義務/任意 | 実務の要点 |
|---|---|---|---|
| 電子取引データ保存 | メールPDF、ポータルDL、EC領収書など“電子で授受” | 原則必須 | 改ざん防止と検索・ダウンロード対応を設計 |
| スキャナ保存 | 紙で受領した領収書・請求書等をスキャン | 任意 | 200dpi/カラー等の品質、入力期限（7営業日・2か月） |
| 電子帳簿等保存 | 自社で電子作成した請求書控え、帳簿 | 任意 | 電子のまま保存する場合の要件整備（優良要件は加算税軽減等と関係） |
よくある質問
Q: 取引先から届いたPDF請求書を印刷して紙保存すれば足りますか？
A:
電子で授受した取引情報は「電子取引」に該当し、原則として電子データの保存が求められます。例外的な猶予・緩和の枠組みはありますが、2026の実務としては「電子で保存し、検索・ダウンロードに対応できる」体制を整える方が安全です。Q: 電子保存はクラウドストレージに入れておけばOKですか？
A:
単に保管するだけでなく、改ざん防止（真実性）と、検索・出力（可視性）の要件を運用で満たす必要があります。命名規則、削除権限、ログ、検索手順、調査時の提出手順まで含めて整備してください。Q: スマホ撮影でもスキャナ保存として認められますか？
A:
可能です。ただし、解像度（200dpi相当）や色調（原則カラー）などの要件を満たす前提で、読み取り品質のばらつきを抑える運用が重要です。撮影ガイドと入力期限の管理をセットで整備してください。Q: 経費精算システムと会計ソフト、どちらに保存すべきですか？
A:
一般に、証憑の起点（経費精算・請求書受領）に近いシステムに一次保存し、会計仕訳と紐づけられる形にするのが運用しやすい傾向です。ただし、検索要件やダウンロード対応、権限管理の強さは製品により異なるため、要件を満たせる保存先を優先してください。まとめ
- 請求書・領収書の電子保存は「電子取引／スキャナ保存／電子帳簿等保存」の3制度で整理する
- 電子で授受した請求書・領収書は電子取引データ保存として原則必須
- スキャナ保存は任意だが、200dpi・原則カラー、入力期限（概ね7営業日、最長2か月）など運用設計が重要
- 2026に向けては、検索・ダウンロード対応を含む“調査対応の手順化”が実務リスクを下げる
- ルールはシステム導入で終わらず、月次のセルフチェックで維持する
参照ソース
- 国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました（令和５年度税制改正の概要）」: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf
- 国税庁「スキャナ保存！（パンフレット）」: https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_02.pdf
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答」: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0024005-113_r603.pdf
この記事を書いた人
辻 光明
代表税理士
税理士 / 認定経営革新等支援機関
税理士法人 辻総合会計の代表。クリニック開業支援・医療法人設立・クラウド会計導入を得意とし、オンラインでの税務顧問サービスを推進。
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